Casi todas las empresas tienen el conocimiento escrito: el manual de acogida, el procedimiento de almacén, la presentación del producto nuevo. El problema no es que falte el documento. Es que se envía por correo, se firma que se ha leído y nadie sabe si se ha entendido.
Convertirlo en un curso no significa escribirlo otra vez. Significa ordenarlo en partes cortas, preguntar por lo importante y saber quién lo ha aprendido.
1. Elige un documento que ya se use
Empieza por el que más se pregunta o el que más errores provoca cuando no se sigue. Mejor un procedimiento vivo que un manual perfecto que nadie abre. Si está desactualizado, actualízalo antes: el curso va a decir lo mismo que el documento.
2. Divídelo en módulos cortos
Cada módulo, una idea: qué hacer, cuándo y qué no hacer nunca. Entre cuatro y seis módulos suelen bastar para un procedimiento normal. Si un módulo necesita más de diez minutos, probablemente son dos.
3. Pregunta por lo que importa, no por lo fácil
Una buena pregunta comprueba una decisión real: «llega un pedido con el embalaje roto, ¿qué haces?». Una mala pregunta comprueba si alguien recuerda una palabra. Unas pocas preguntas por módulo y una evaluación final son suficientes.
Cada pregunta tiene que poder señalarse en el documento. Si no sabes de qué párrafo sale, o el documento no lo dice o la pregunta sobra.
4. Revisa antes de publicar
Pide a quien conoce el proceso que lea el curso y las preguntas. Es la parte que no se puede saltar: un error en la formación se repite en cada persona que la hace.
5. Asigna, mide y corrige
- Asigna el curso a quien lo necesita, con un plazo.
- Mira qué preguntas se fallan más: ahí el documento no se explica bien, o el proceso no está claro.
- Corrige el documento y vuelve a publicar: el curso tiene que cambiar cuando cambia el proceso.
Cuánto se tarda
Hecho a mano, una tarde o dos por documento: dividir, escribir preguntas y montar el test. Con AdinHub subes el PDF, Word o PowerPoint y el curso con sus preguntas sale en pocos minutos; cada pregunta indica de qué parte del documento sale y tú lo revisas antes de publicarlo.
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